Cutover-план в проектах внедрения ERP-систем (часть 2)

Аннотация: в статье анализируется технический Cutover, представляющийся чередой тестовых подготовок системы, которая заканчивается созданием продуктивной среды и миграцией в нее данных, что описывается в плане миграции. Бизнес Cutover выглядит намного сложнее: его создание требует обязательного вовлечения пользователей, участвующих в формировании временных процедур, определении KPI, расчете и репетиции остановки, предложении стратегии стабилизации и др. Подготовленный план Cutover отдается на исполнение, что требует печати ежедневной отчетности по факту выполнения задач.
Ключевые слова: катовер-план, катовер SAP, бизнес катовер, технический катовер, блэкаут, cutover план SAP, cutover SAP, contingency plan, continuity plan, SAP cutover plan.

5. Cutover-план

Ссылка на 1-ю часть статьи. Мы уже сказали, что Cutover-план представляет собой совокупность планов тех-нического перехода, миграции данных и бизнес-плана. Однако, в большей степени, Cutover-план соотносится с планом бизнес перехода, так как все активности послед-него входят в состав первого. Поэтому под подготовкой плана перехода в общем то понимается формирование бизнес Cutover-плана. Процесс подготовки плана Cutover можно разделить на три составляющие:

• формирование черновой версии Cutover, длится около двух месяцев;
• создание финального плана и прочих документов, занимающее около четы-рех месяцев;
• исполнение Cutover-плана, требующее до двух месяцев работы.

На этапе подготовки Cutover ведется обсуждение предварительного содержания плана с каждой функциональной командой исполнителя, формируются списки процессов по каждому из функциональных направлений, определяются предпосылки выполнения всех активностей, предлагаются критические процессы для ускорения, формируется предварительный список KPI и временных процедур в зависимости от стратегии стабилизации.

Далее формируется финальная версия Cutover-плана совместно с бизнес пользователями:

• согласовываются критические процессы и минимизируется период их остановки;
• выравнивается Cutover-план со всеми заинтересованными сторонами, включая команду по миграции и IТ-группу;
• подтверждаются KPI и определяются параметры их заполнения и мониторинга;
• прорабатываются более детально временные процедуры;
• детализируется стратегия стабилизации вплоть до дней и часов;
• финализируется и согласовывается Cutover-план;
• проводится установочная встреча для демонстрации плана перехода всем вовлеченным;
• репетируется план бизнес перехода для этапа остановки.

Для выполнения такого большого объема задач формируется отдельная команда. От исполнителя выделяется менеджер по Cutover, а также вовлекаются руководители функциональных направлений. Со стороны заказчика необходимы: менеджер по переходу, функциональные супервайзеры, представители команды по миграции и IТ-команда. Разграничение ответственности по участникам выглядит следующим образом:

• менеджер по Cutover:
  • управляет процессом подготовки Cutover с привлечением всех функциональных команд;
  • разрешает сложные задачи и противоречия Cutover;
  • эскалирует вопросы управляющему комитету;
  • согласовывает планы технической подготовки системы, миграции, бизнес Cutover;
• менеджер по миграции данных:
  • предоставляет план миграции с указанными датами начала и завершения мигрирования объектов;
  • определяет продолжительность миграции каждого из объектов, так как в последующем они будут использоваться для оценки периода остановки;
  • ведет статус по миграции каждого объекта по результатам переноса информации в продуктивную среду;
• IТ-менеджер:
  • отправляет план технической подготовки системы с датами начала и завершения;
  • рассчитывает продолжительность периода выполнения технической подготовки системы;
  • обновляет статус по выполнению всех операций из плана технической подготовки системы;
• функциональные супервайзеры:
  • определяют первые и последние бизнес активности;
  • согласовывают активности как по содержанию, так и продолжительности;
  • определяют даты начала и завершения активностей, указывают ответственных исполнителей;
  • прорабатывают временные процедуры и KPI;
  • взаимодействуют с поставщиками, клиентами и прочими заинтересованными сторонами, на которых влияет период остановки;
  • по результатам выполнения репетиции остановки предоставляют статусы и докладывают о ходе реализации всех задач Cutover.

Можно выделить следующие наиболее показательные сложности Cutover:

• необходимость выполнения коммуникации со всеми заинтересованными сторонами: поставщики, клиенты, прочие участники;
• требуется максимальное завершение всех предыдущих бизнес-цепочек в старой версии системы, чтобы не переносить весь поток документов в новую;
• важно максимально сократить период остановки работы компании, в целях сокращения потерь от перехода на новую версию системы;
• согласование со всеми вовлеченными сторонами, в том числе, с внешними контрагентами дат последних и первых активностей;
• сроки по выполнению активностей плана миграции и технического Cutover должны быть между собой выровнены и сопоставлены с планом бизнес Cutover, то есть все три плана должны коррелировать и не противоречить друг другу;
• в связи с тем, что бизнес Cutover-план включает около 500 задач только для одной компании, необходимо обеспечить технические средства, позволяющие одновременно править файл Cutover.

На финальном этапе ведется исполнение всех задач из Cutover-плана. В ходе выполнения реализуется множество активностей, в том числе и организация коммуникации сторон. Для обеспечения взаимодействия между участниками Cutover готовится стратегия коммуникаций, в которой определяется периодичность и частота встреч команды Cutover со всеми вовлеченными в проект лицами и ответственными сотрудниками со стороны заказчика. Данная активность позволяет вести отслеживание хода выполнения задач, а также обсуждение возникающих вопросов. Чем дата ближе к срокам продуктивного запуска системы, тем чаще будут организоваться статусные созвоны и иные виды коммуникации. Шаги выполнения Cutover-плана можно представить тремя блоками:

• определение задач для выполнения на каждый день:
  • рассылка списка задач на текущий день;
  • или предоставление общего доступа всем участникам к файлу Cutover плана;
• обновление статусов выполнения задач:
  • самостоятельного проставление статусов сотрудниками, ответственными за выполнение задач;
  • или отправка статуса команде Cutover для обновления в плане;
  • ежедневного проведение собрания команды для проверки статусов и для обработки отставаний в ходе выполнения плана Cutover;
• проведение ежедневной рассылки отчета о ходе выполнения задач Cutover за предыдущий день (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Пример ежедневного отчета по выполнению Cutover

Заключение

Подытожим, план перехода состоит из трех частей: план технической подготовки системы, план миграции и план бизнес перехода. В Cutover-план добавляются активности из всех трех перечисленных планов, однако в большей степени в нем делается акцент на бизнес активностях. План технического перехода позволяет подготовить разработанную ERP-систему к использованию, план миграции – перенести в нее исторические данные, а план бизнес перехода обеспечивает минимальный период простоя организации в связи с запуском нового программного решения.

Технический Cutover, по существу, представим чередой тестовых подготовок системы, которая заканчивается созданием продуктивной среды и миграцией в нее данных, что описывается в плане миграции. Бизнес Cutover выглядит намного сложнее: его подготовка требует обязательного вовлечения пользователей, участвующих в создании временных процедур, определении KPI, репетиции остановки, формировании стратегии стабилизации и др. Подготовленный план Cutover отдается на исполнение, что требует создания ежедневной отчетности по факту выполнения задач. 

Литература 

1. Степанов Д.Ю. Анализ, проектирование и разработка корпоративных ин-формационных систем: уровень изменений / МГТУ МИРЭА. – М., 2017. – URL: https://stepanovd.com/training/12-erp/53-erp-9-changelevel.
2. Степанов Д.Ю. Анализ, проектирование и разработка корпоративных ин-формационных систем: уровень данных / МГТУ МИРЭА. – М., 2017. – URL: https://stepanovd.com/training/12-erp/54-erp-10-datalevel.
3. Степанов Д.Ю. Анализ, проектирование и разработка корпоративных ин-формационных систем: теория и практика // Российский технологический журнал. – 2015. – т.8, №3. – c. 227-238. – URL: https://stepanovd.com/science/31-article-2015-2-erpthpr.
4. Степанов Д.Ю. Концепции, методы и способы миграции основных и пере-менных данных в корпоративных информационных системах (часть 1) // Корпоративные информационные системы. – 2020. – №1(9). – с. 49-61. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-9/89-2020-9-datamigration.

Выходные данные статьи

Степанов Д.Ю. Cutover-план в проектах внедрения ERP-систем (часть 2) // Корпоративные информационные системы. – 2021. – №3 (15) – с. 20-24. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-15/153-2021-15-cutover.

Об авторе

Степанов Дмитрий Юрьевич – кандидат технических наук, доцент МИРЭА, принимал участие более чем в 10 проектах внедрения корпоративных информационных систем на базе SAP, Microsoft и Sage. Специализируется на управлении материальными потоками, сбытом и системой документов. Автор более 25 статей, в том числе публикации в журналах «Логистика сегодня», «Вопросы экономических наук», «САПер» и др.

Статьи выпуска №15

1. Изменения в правовом регулировании ИС в 2021 году;
2. Обзор методик технического обслуживания и ремонта оборудования;
3. Cutover-план в проектах внедрения ERP-систем (Часть 2);
4. Agile Kanban для автоматизации работы городской больницы (часть 1);
5. Автоматизация работы врача терапевта (часть 1).